Оптимизируйте свою деятельность!

Эта статья будет полезна для тех, кто частенько сталкивается с рутинными, повторяющимися действиями. Самое вредное в том, что вы раз за разом выполняете одно и то же – это катастрофическая потеря времени. Наша рутина – это именно то, что затягивает нас в дебри лени и низкой эффективности.

Рутина может преследовать нас в самых разных областях.

1. Повторяющиеся действия с документами. Если у вас нет шаблона с коммерческим предложением, вам придется снова и снова писать его для каждого клиента. Этот вариант не самый распространенный, но я встречался и с таким. А вот следующая ситуация встречается почти у всех: есть ли у вас шаблоны писем для клиентов? В своей практике я сталкиваюсь с тем, что помимо предложения мне постоянно надо писать письма: сопроводительные, объясняющие текущее взаимодействие, письма, неформально объясняющие суть того, сто я хочу и так далее. Сейчас в моей папке 5 разных шаблонов писем для клиентов. Все, что мне надо – это вставить название компании в нужное место.
2. Электронная почта. Сколько времени вы тратите на просмотр электронной почты? Как часто вы к ней обращаетесь? Оптимально – это просматривать электронную почту 2 раза в день. В настоящее время я делаю глобальный обзор корреспонденции утром и вечером – если бы там было что-то срочное, мне бы позвонили. Я отключил и оповещения о новых письмах – это очень сбивает с выполнения текущей задачи. Как часто вы смотрите на новое письмо, понимаете, что сейчас не будете этим заниматься, и откладываете его? В следующий раз вам придется опять его прочитать – это значит, что те минуты, которые вы потратили на его прочтение в первый раз потеряны.
3. Визирование и подпись документов. Для того, чтобы не бегать понапрасну с каждым бланком и договором, стоит сначала собирать несколько документов вместе и относить их на подпись начальству 2 раза в день. Естественно, это важно только для тех, кто часто подписывает договоры. Хотя хороший продавец должен это делать довольно частоJ
4. Разберите свой рабочий стол и свои документы! Причем это касается как самого рабочего стола, так и вашего компьютера. Вы должны точно знать, какой документ лежит в какой папке. Если у вам все свалено в одну кучу, значит, вы тратите много времени на то, чтобы найти что вам нужно. К примеру, у меня есть следующие папки: Коммерческие предложения, Базы клиентов, Письма клиентам, Договора, Тарифы и так далее. В случае необходимости, в каждой папке есть подпапки, например, с разбивкой по регионам. 

Я думаю, что каждому из нас есть, что оптимизировать в своей деятельности. Я привел лишь самые простые ситуации, оптимизация которых может дать вам не один час(!) дополнительного времени.

Вполне возможно, что, читая эти строки, вы понимаете, где и что следует исправить в вашей деятельности. Запишите это! Пусть вы не начнете сразу же воплощать в жизнь ваши мысли, но сама запись со временем всплывет, так или иначе.